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Passeport HSE : comment centraliser les informations de formation, d’habilitation et de suivi des collaborateurs ?
Formations, habilitations, justificatifs, dates de validité… les informations HSE liées aux collaborateurs peuvent rapidement se retrouver réparties entre plusieurs tableaux, dossiers et documents.
Le problème n’est alors pas seulement de conserver ces données, mais de pouvoir les retrouver rapidement, vérifier qu’elles sont à jour et les rendre accessibles aux bonnes personnes.
Dans cet article, le terme « Passeport HSE » désigne un outil interne permettant de centraliser et suivre ces informations. Il ne s’agit pas du Passeport de prévention mis en place par le ministère du Travail, qui constitue un dispositif national distinct.
Identifier les informations aujourd’hui dispersées
Avant de chercher un outil, il faut d’abord regarder comment les informations sont réellement gérées.
Où sont enregistrées les formations ? Où sont conservés les justificatifs ? Qui suit les dates d’échéance ? Les équipes HSE et RH utilisent-elles les mêmes sources ? Combien de temps faut-il pour retrouver le document d’un collaborateur ?
Ces questions permettent d’identifier les informations qui gagneraient à être regroupées et les tâches qui pourraient être simplifiées.
Le problème n’est pas nécessairement d’avoir plusieurs supports. Il apparaît surtout lorsque leur croisement devient chronophage ou lorsqu’une information importante est difficile à retrouver.
Centraliser les informations utiles au suivi HSE
Une fois les besoins identifiés, l’objectif est de regrouper les informations réellement utiles au suivi des collaborateurs : formations suivies, habilitations, dates de validité et justificatifs associés.
L’intérêt est de pouvoir retrouver depuis un même espace la donnée et, lorsque nécessaire, le document qui la justifie.
Cette logique peut notamment remplacer une recherche entre plusieurs tableaux et dossiers par une consultation unique.
C’est par exemple l’un des objectifs du Passeport HSE développé dans le cadre du projet de digitalisation de Nexans Calais : regrouper les informations de formation, les habilitations et les documents associés afin de simplifier leur consultation.
Rendre l’information accessible au moment où elle est nécessaire
Centraliser les données ne suffit pas. Il faut également pouvoir les consulter dans les situations où elles sont utiles : sur le terrain, lors d’un audit ou lorsqu’un collaborateur intervient sur un autre site.
L’accès doit donc être pensé en fonction des usages réels.
Plusieurs solutions sont possibles : accès depuis un smartphone, espace collaborateur, QR code ou encore accès depuis le badge. L’objectif reste le même : éviter de dépendre d’un échange de mails ou d’une recherche dans plusieurs dossiers pour obtenir une information.
Dans le projet Nexans, le Passeport HSE doit notamment être accessible grâce à un QR code associé au badge du salarié. Celui-ci pourra ainsi retrouver ses informations et les documents associés, y compris lorsqu’il intervient sur un autre chantier.
Définir qui peut accéder à quelles informations
Centraliser les données ne signifie pas que tout le monde doit pouvoir consulter l’ensemble des informations.
Le salarié peut avoir accès à ses formations et justificatifs. Le service HSE peut avoir besoin d’informations plus complètes pour assurer le suivi. D’autres personnes autorisées peuvent simplement avoir besoin de vérifier la validité d’une formation ou d’une habilitation.
Il est donc utile de définir les droits d’accès avant de digitaliser le processus :
- quelles informations sont accessibles au salarié ?
- lesquelles sont réservées aux équipes HSE ?
- quelles données peuvent être consultées lors d’un contrôle ?
- quels documents doivent rester confidentiels ?
Le projet Nexans prévoit par exemple que la date de validité du suivi médical puisse être consultée par les personnes autorisées, tandis que l’attestation elle-même reste accessible au salarié concerné et au service HSE.
Cette réflexion permet de construire un accès à l’information à la fois simple pour les utilisateurs et adapté aux différents niveaux de consultation.
Passer du stockage à l’anticipation des échéances
Un tableau permet de connaître les dates de validité. Mais il faut encore penser à le consulter régulièrement.
Lorsque le nombre de collaborateurs et de formations augmente, le suivi manuel des échéances peut devenir une tâche administrative importante. L’enjeu est alors de passer d’une logique de vérification à une logique d’anticipation.
Un Passeport HSE digitalisé peut associer les informations enregistrées à des alertes. Une formation arrivant prochainement à échéance peut ainsi déclencher une notification afin d’anticiper son renouvellement.
C’est le fonctionnement prévu dans le projet Nexans : le salarié et l’équipe HSE doivent être alertés lorsqu’une formation approche de sa date d’échéance.
Le bénéfice recherché est simple : ne plus avoir à identifier manuellement chaque échéance, mais disposer d’une information qui déclenche directement une action.
Intégrer le Passeport HSE dans une démarche plus large
Le Passeport HSE peut répondre à un besoin précis, mais il peut aussi constituer une étape dans une démarche de digitalisation plus globale.
L’enjeu est alors d’éviter d’ajouter un outil supplémentaire à chaque nouveau processus. Si l’Accueil Sécurité, le suivi des collaborateurs ou les protocoles de sécurité sont progressivement digitalisés, leur intégration dans un même environnement peut faciliter la gestion et les usages.
C’est la logique suivie par Nexans : après l’Accueil Sécurité, le Passeport HSE constitue une nouvelle étape avant d’envisager d’autres processus, notamment les protocoles de sécurité.
Cette approche progressive permet surtout de partir des besoins réels plutôt que de chercher à tout transformer simultanément.
Centraliser l’information pour simplifier le suivi HSE
Un Passeport HSE ne consiste donc pas simplement à remplacer un document papier par une version numérique.
Pour être réellement utile, il doit permettre de répondre à plusieurs questions concrètes : où trouver l’information ? Qui peut la consulter ? Comment y accéder lorsqu’elle est nécessaire ? Et comment anticiper les échéances qui nécessitent une action ?
Cette logique rejoint celle d’une digitalisation plus large des processus HSE. Avec didactum, les équipes peuvent centraliser différents processus au sein d’une même plateforme, tout en les digitalisant progressivement selon leurs priorités : Accueil Sécurité, plans de prévention, protocoles de sécurité, suivi des formations ou encore habilitations.
Le Passeport HSE peut ainsi constituer une brique supplémentaire d’un environnement HSE digitalisé, avec un objectif commun : faciliter le quotidien des équipes tout en améliorant le suivi et la traçabilité des informations.
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